まず、５S活動のうち、一つ目の「整理」ですが、
「必要なものと必要でないものとを区別・分類して、必要でないもの・不要なものを捨てること、取り除くこと」
です。
整理の対象は物理的な物ばかりを対象に考えてしまいがちですが、物に限らず、作業スペースなども含まれます。
そのぐらい大切なことに絞り込むことが成果を出す要点ということでしょう。
業務用の情報、仕事なども含まれ、「整理」をすることで、効率化できるものですが、
一般の５S活動では、適用されない範囲です。
必要か、不要かをどう判断するか
必要か不要かを判断するのは、なかなか迷うところです。個人の家での場合は、
「これはとっておけば、後で何かに使える」
と、棚などに保管しておくことになります。
会社の場合、５Sの観点からは、不要と判断されれば、廃棄します。
そのものが必要か不要は、定義しておくと、判断に迷うことが少なくなります。
よくあるのが、使用頻度を定義することです。月に何回使うか、前回使用からに
期間、などを決めておくと、廃棄する場合の判断の基準となります。
定義を設けるのはかなりよい方法ですが、実際に実行しようとすると
「本当に捨ててしまっていいのかな？」とさらに判断に迷う場合も
ありますので、破棄の前に職場メンバーに確認する、破棄の場合は職場メンバー全員を
参加させる、整理する場所、範囲を決めておくなどの配慮も必要でしょう。